[tintuc]
Kế toán và những điều có thể bạn chưa biết?
1. Câu hỏi 1: Kế toán là gì? Công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là gì?
Trả lời 1:
Đầu tiên các bạn cần tìm hiểu câu chuyện sau:
Ví dụ bạn mở quán cafe thì người làm chủ cần biết gì?
a) Thứ nhất cần biết kết quả kinh doanh làm ăn lãi hay lỗ, có ai nợ không, Quán còn thiếu nợ những ai, Cafe còn nhiều hay ít=> Đây gọi là Báo cáo. Vậy suy ra Công việc Báo cáo này là do kế toán làm. Vậy công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là Báo cáo số liệu theo yêu cầu của Ổng chủ cũng như theo yêu cầu của Cơ quan chức năng, có rất nhiều loại báo cáo (Ví dụ như báo cáo thu chi; Báo cáo nhập xuất tồn; Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ và Báo cáo công nợ phải trả; Báo cáo kết quả kinh doanh….). Ví dụ như Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Bách Hòa năm 2007 như sau:
b) Thứ hai, làm sao để có được báo cáo này=> Chắc chắn 1 điều là phải có số liệu được tổng hợp trong SỔ SÁCH=> Vậy để có báo cáo được là phải có SỔ SÁCH KẾ TOÁN
c) Làm sao có được sổ sách kế toán=> Chắc chắn 1 điều có chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn GTGT). Ví dụ như hình minh họa chứng từ phiếu chi như sau:
d) Vậy làm sao có được chứng từ này. Chắc chắn 1 điều là phải có nghiệp vụ phát sinh (giao dịch phát sinh trong công ty). Ví dụ như chi tiền trả lương; Chi tiền trả nhà cung cấp….Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nó phải gắng liền với Chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn GTGT).
KẾT LUẬN: Qua ví dụ trên kết luận 1 điều cực kỳ quan trọng là Công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là Báo cáo.
2. Câu hỏi 2: Như vậy Công việc của 1 người làm kế toán là làm những gì?
Trả lời 2:
Để thấy rõ hơn về hoạt động từ đầu đến cuối của 1 người làm Kế toán ĐỂ RA ĐƯỢC BÁO CÁO CUỐI CÙNG thì các bạn xem quy trình từ lúc nghiệp vụ phát sinh tại từng phòng ban trong Công ty cho đến khi ra được Báo cáo cuối cùng như sau:
KẾT LUẬN: Như vậy, là các bạn đã nắm được quy trình của 1 người làm kế toán, để dễ hình dung hơn, các bạn ứng dụng làm bài tập 1 của chuyên đề này các bạn sẽ rõ.
Ví dụ 1: Cty ABC là Cty thương mại chuyên kinh doanh mặt hàng máy Laptop. Hoạt động từ năm 2014; MST: 3600252847;Địa chỉ: 87 Võ Thị Sáu, phường 6, Quận 3, Tp.HCM.
Nghiệp vụ 1
- Ngày 1/1/2015, Nguyễn Đình Tuấn-Chuyên viên phòng nhân sự lập chứng từ đi công tác ra Chi nhánh Cty ABC tại Hà Nội để làm công việc tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh với thời gian là 2 ngày (từ ngày 2/1/2015 đến 3/1/2015). Mr Tuấn đã chuẩn bị bộ hồ sơ công tác gồm:
o Giấy công tác
o Giấy đề nghị tạm ứng tiền với chi tiết tạm ứng tiền trong giấy đề nghị tạm ứng mà Mr Tuấn đã dựa vào Quy chế công tác mà Công ty ban hành như sau:
-Tiền ăn: 2 ngày *200.000=400.000
-Tiền khách sạn: 2 ngày*300.000=600.000
-Tiền đi lại taxi: 2 ngày *200.000=400.000
-Tiền khác: 600.000
-Tổng cộng 2 triệu
- Sau khi làm xong bộ chứng từ trên=> Mr Tuấn đem cho Trưởng phòng của Mr Tuấn ký và trình Giám đốc ký vào Giấy công tác. Đem Giấy đề nghị tạm ứng cho Trưởng phòng ký.
- Sau đó Mr Tuấn đem đến bộ chứng từ (Gồm Giấy công tác kèm theo giấy đề nghị tạm ứng) đến Kế toán thanh toán để tiến hành làm phiếu chi (kế toán lập 2 liên phiếu chi). Trước khi lập phiếu chi thì kế toán thanh toán phải kiểm tra bộ hồ sơ gốc (Gồm giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng) đã phù hợp hay chưa về mặt số tiền cũng như chữ ký và cũng như mẫu chứng từ đi công tác đã tuân thủ đúng Quy chế Công tác phí đã ban hành của công ty hay chưa? Nếu phù hợp thì kế toán lập Chứng từ kế toán là PHIẾU CHI (tối thiểu 2 liên), ngược lại không phù hợp thì trả lại cho Mr Tuấn để làm lại. Sau khi lập phiếu chi xong thì kế toán kẹp phiếu chi cùng với bộ chứng từ gốc chuyển cho Kế toán trưởng và giám đốc duyệt=> Sau đó chuyển phiếu chi (kèm theo chứng từ gốc) cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ chi tiền xong thì ký tên trên phiếu chi và giữ lại 1 liên phiếu chi để ghi Sổ quỹ và trả 1 liên phiếu chi và kèm theo bộ chứng từ gốc cho Kế toán để kế toán tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ.
Yêu cầu 1 : Các bạn hãy lập chứng từ của nghiệp vụ này
Chứng từ của nghiệp vụ này, các bạn cần phải lập những chứng từ sau (Các bạn thực tập thì lập tất cả những chứng từ luôn để cho quen, nhưng trong thực tế đi làm thì các bạn chỉ cần lập chứng từ kế toán):
- Giấy công tác (Mr Tuấn lập)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mr Tuấn lập)
- Phiếu chi (Kế toán lập)
Lưu ý:
+Sau khi lập xong 3 chứng từ trên, kế toán phải sắp theo thứ tự là chứng từ nào mà kế toán lập sẽ được sắp xếp trước, sau đó là kèm theo các chứng từ gốc để giải thích cho cho chứng từ kế toán
+Về cách đánh ký hiệu chứng từ như thế nào các bạn xem trang cuối cùng
Yêu cầu 2: Sau khi lập chứng từ kế toán ở trên, thì kế toán dựa vào bộ chứng từ được sắp xếp như trên (1.Phiếu chi;2. Giấy đề nghị tạm ứng; 3. Giấy công tác) và tiến hành ghi vào sổ sách kế toán có liên quan. (Sổ nhật ký chung+sổ cái và Sổ chi tiết của những tài khoản có liên quan).
Lưu ý 1: Mr Tuấn được phòng hành chính book vé máy bay Jetstar (tức không ứng tiền vé máy bay cho Mr Tuấn, mà Cty sẽ thanh toán trực tiếp tiền vé máy bay).
Lưu ý 2:Các bạn nên nhớ trong BỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LƯU thì phải có 1 chứng từ do kế toán lập ra để ghi sổ và 1 bộ chứng từ gốc ban đầu của các phòng ban có liên quan lập ra hoặc bộ chứng từ gốc ban đầu của nhà cung cấp (Ví dụ chứng từ kế toán lập ra dựa trên các chứng từ gốc ban đầu như : Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu kế toán..là những chứng từ do kế toán lập ra để ghi vào các loại sổ sách kế toán kẹp chung với bộ chứng từ gốc ban đầu như Hóa đơn tài chính, Phiếu đề nghị tạm ứng. Giấy hòan ứng, Đề nghị thanh toán, CMND…).
Bài giải:
Dưới đây là bài giải chi tiết 1 nghiệp vụ cho các bạn nắm, để từ nay về sau cứ vận dụng mà làm cho các ví dụ tiếp theo.
Bước 1: Đọc đề bài và nắm rõ bản chất của nghiệp vụ. Đây là nghiệp vụ phát sinh tại Phòng hành chính nhân sự. Bản chất vấn đề là Công ty đưa tiền cho Anh Tuấn để đi công tác Hà Nội 2 ngày với mục đích tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh. Vậy chắc chắn 1 điều nghiệp vụ này phát sinh tại Phòng hành chính nhân sự nên Mr Tuấn này bắt buộc phải lập Chừng từ gốc, theo đầu bài thì Mr Tuấn này lập 2 chứng từ gốc.
1. Giấy công tác được lập như sau:
2. Phiếu đề nghị tạm ứng được lập như sau:
Bước 2: Sau khi đã lập 2 chứng từ gốc trên và chuyển cho những người có liên quan ký. Mr Tuấn đem bộ chứng từ gốc này lên phòng kế toán. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra tính (Hợp pháp, hợp lệ và hợp lý) của chứng từ gốc này dựa trên các quy định nội bộ của Công ty (Cụ thể là quy chế công tác phí có phù hợp không). Ví dụ công ty có quy chế công tác phí đã được ban hành Quy định như sau:
Một nhân viên đi công tác sẽ được hưởng các chính sách như sau:
• Tiền khách sạn có hóa đơn GTGT là 300.000/ngày
• Tiền ăn (Không cần hóa đơn): 200.000/ngày
• Tiền đi lại taxi: thanh toán theo thực tế đi công tác (nhưng nếu vượt km từ nơi đi làm việc đến nơi ở thì phòng kế toán xem xét để kiểm tra mà xử lý)
• Vé máy bay là theo từng chức vụ mà sẽ được đi vé máy bay của những hãng hàng không khác nhau (Vietnam Airline; Jetstar; ….)
Vậy với bộ chứng từ mà Mr Tuấn đưa qua, kế toán kiểm tra đúng với quy định trong quy chế công tác phí của Công ty Và kiểm tra các chứng từ gốc này có phù hợp theo quy định về mặt chứng từ mà Luật kế toán có quy định không (ví dụ như chứng từ có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan chưa; Chứng từ có tẩy xóa không)
=> Nếu đồng ý thì Qua bước 3 (Nếu không phù hợp thì trả bộ chứng từ lại cho Mr Tuấn hoàn thiện lại ).
Bước 3: Vậy, với bộ chứng từ trên là phù hợp với Quy chế công tác phí của Công ty cũng như phù hợp về mặt chứng từ theo Luật kế toán là không tẩy xóa. Kế toán tiến hành dựa vào bộ chứng từ gốc=> Lập chứng từ kế toán là Phiếu chi (2 liên) . Sau đó phiếu chi này được chuyển tuần tự ký như sau. 1. Người lập là kế toán; 2. Kế toán trưởng;3. Giám đốc; 4. Thủ Quỹ; 5. Người nhận tiền (Mr Tuấn).
Lưu ý:
- Về Cách đánh ký hiệu PC1501001 (Phiếu chi năm 2015 tháng 01 và số thứ tự đầu tiên của tháng 1/2015) thì đây là cách đánh ký hiệu chứng từ, mỗi công ty có mỗi cách đánh, miễn sao sau này tiền được chứng từ để phục vụ cho Cơ quan chức năng là được. Và cách đánh ký hiệu chứng từ này rất quan trọng của 1 người làm kế tóan. Vì mỗi loại chứng từ nó phải có 1 ký hiệu để sau này lưu chứng từ kế toán và tìm kiếm chứng từ kế toán dễ dàng. Các bạn có thể xem trong File VIDUDEGIANGBAI các bạn sẽ rõ cách đặt ký hiệu từng loại chứng từ. Hoặc có thể tham khảo Cách đặt ký hiệu chứng từ mà chúng ta sẽ áp dụng trong suốt quá trình bài giảng như sau:
- Vấn đề hạch toán Nợ 141 và Có 1111 trên Phiếu Chi PC1501001 thì tạm thời các bạn cứ hiểu là 1 nghiệp vụ phát sinh thì ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản và trong đó có 1 tài khoản ghi NỢ và 1 tài khoản ghi CÓ và số tiền bên Nợ phải bằng số tiền bên Có. Tạm thời chấp nhận như vậy. Cuối bài sau khi phân tích tính chất của từng tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thì chúng ta quay ngược lại Ví dụ này để phân tích nghiệp vụ thì lúc này chúng ta sẽ hiểu vì sao ghi nợ và vì sao ghi có
Bước 4: Sau khi lập chứng từ kế toán xong và được thủ quỹ chuyển trả lại Phiếu chi thì kế toán sẽ kẹp phiếu chi này cùng với chứng từ gốc và sắp xếp theo thứ tự sau:
- Chứng từ kế toán lập (Phiếu chi)
- Chứng từ gốc được sắp xếp theo trình tự thời gian
Bước 5: Kế toán tiến hành dựa vào chứng từ kế toán lập kẹp với chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ kế toán theo trình tự như sau:
- Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ ghi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty dựa vào Bộ chứng từ kế toán (Gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc). Và ghi theo trình tự thời gian. Sổ nhật ký chung này được mở 1 tháng 1 lần (1 năm có 12 quyển sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, cũng có Công ty 1 năm mở sổ nhật ký chung 1 lần cũng không sao cả. Miễn sao có sổ sách là được). Mẫu sổ nhật ký chung của nghiệp vụ trên như sau:
Sau khi ghi vào Sổ nhật ký chung xong thì nghiệp vụ trên ảnh hưởng 2 tài khoản là 1111 và tài khoản 141 thì ngay lập tức, kế toán phải ghi vào sổ cái của 2 tài khoản trên (TK 1111 và TK 141). Cụ thể như sau:
2.Sổ cái: Sổ cái của 1 tài khoản là sổ dùng để theo biến động tăng giảm của 1 tài khoản trong 1 kỳ kế toán (Tháng, Quý, Năm) và dùng để theo dố dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Và sổ cái này thì mỗi 1 tháng chúng ta mở sổ 1 lần. Tuy nhiên có Công ty 1 năm mở sổ 1 lần cũng đúng luôn
=>Vậy sau khi ghi vào sổ nhật ký chung thì ảnh hưởng đến 2 tài khoản là 141 và 1111. Thì ngay lập tức, kế toán ghi vào sổ sổ cái của 2 tài khoản 141 và 1111. Và cách ghi sổ cái thì các bạn lấy nguyên si những gì ghi bên nhật ký chung (Gồm số hiệu; Ngày tháng năm, Diễn giải) các bạn copy bỏ qua sổ cái HOẶC các bạn có thể dựa vào Bộ chứng từ kế toán để ghi sổ.
Lưu ý 1: nếu tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản mà có tài khoản cấp 2 thì khi ghi sổ, chúng ta phải ghi sổ từ tài khoản cấp 2 (Ghi sổ là ghi tài khoản mà chi tiết nhất của 1 tài khoản). Nếu trong danh mục hệ thống tài khoản chỉ có tài khoản cấp 1 thì ghi khi ghi sổ chúng ta chỉ ghi tài khoản cấp 1. Nguyên tắc là ghi tài khoản chi tiết nhất thì tự nhiên tài khoản mẹ sẽ tự động ghi theo. Với ví dụ trên thì 2 sổ cái được ghi như sau:
Giải thích 1 số chỉ tiêu trong sổ cái:
- Cột tài khoản đối ứng là các bạn lấy tài khoản còn lại của nghiệp vụ.
Ví dụ nghiệp vụ trên là Nợ 141 : 2.000.000
Có 1111: 2.000.000
=>Nếu ghi sổ cái 141 (Tạm ứng) thì cột tài khoản đối ứng (TKĐU) ghi là 1111. Nếu ghi sổ cái 1111 (Tiền mặt là VND) thì cột tài khoản đối ứng (TKĐU) ghi là 141
- Cột số tiền được ghi như sau: Nếu sổ cái đó định khoản nợ thì cột số tiền ghi bên nợ và nếu sổ cái đó định khoản có thì cột số tiền ghi bên Có
- Cột số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ thì từ từ các bạn sẽ rõ. Sau khi các bạn học xong phần tính chất của từng loại tài khoản (Bên dưới) thì các bạn sẽ rõ
Sau khi ghi vào sổ cái (TK 1111 và TK 141) xong, thì các bạn xem sổ cái của tài khoản đó (Tức là xem sổ cái của tài khoản 1111 và tài khoản 141) mà có liên quan đến đối tượng công nợ phải thu (TK 141;TK 131;TK136;TK1388;244) hoặc công nợ phải trả (TK 331;TK341;TK336;TK3388;TK 341) hoặc là liên quan đến việc theo dõi số lượng hàng tồn kho (TK 152;TK153;TK155;TK1561). Thì chắc chắn 100% các bạn phải mở sổ chi tiết của sổ cái tài khoản đó để theo dõi chi tiết. Cụ thể là những tài khoản sau thì bắt buộc phải mở sổ chi tiết để theo dõi (Ngoài vấn đề ghi vào sổ cái).
- TK 131;TK 136;TK1388; TK141;244
- TK 331;TK 336;TK 3388;TK 341; TK 112
- TK 152;TK 153; TK 155;TK1561
Vậy với ví dụ trên thì chúng ta bắt buộc phải mở sổ theo dõi chi tiết của TK 141 (Vì có liên quan trực tiếp đến đối tượng là Nhân Viên Mr Tuấn).
3.Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là dùng để theo dõi chi tiết 1 đối tượng (Cá nhân hay pháp nhân) hoặc theo dõi chi tiết theo số lượng của từng mặt hàng. Và tính chất sổ chi tiết cũng giống sổ cái là theo dõi Biến động tăng, biến động giảm của đối tượng đó. Và đồng thời cũng theo dõi số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ chi tiết này cũng mở theo tháng. Và có những công ty mở sổ chi tiết theo năm cũng đúng luôn. Và cách ghi sổ chi tiết cái thì các bạn lấy nguyên si những gì ghi bên nhật ký chung (Gồm số hiệu; Ngày tháng năm, Diễn giải) các bạn sao chép toàn bộ những vấn đề ghi bên sỗ cái hoặc sổ nhật ký chung để bỏ qua sổ chi tiết HOẶC các bạn có thể dựa vào Bộ chứng từ kế toán để ghi sổ chi tiết.
Lưu ý:
- Tổng tất cả các sổ chi tiết của 1 sổ cái cộng lại về mặt số tiền (Gồm phát sinh Tăng, phát sinh giảm, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ) phải bằng đúng số tiền bên sổ cái.
- Ví dụ minh họa để các bạn có thể dễ dàng theo dõi về số tiền bên sổ cái bằng tổng số tiền của tất cả sổ chi tiết cộng lại, cụ thể như sau:
- Giải:
Đầu tiên ghi vào Sổ cái tài khoản tạm ứng (Tài khoản 141) của 2 nghiệp vụ trên (Tui bỏ qua ghi vào nhật ký chung).
- Sau đó, ghi vào sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà
- Sau đó, lập Bảng tổng hợp về sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà (Bảng này được lấy từ sổ chi tiết tạm ứng của từng đối tượng), cụ thể như sau:
- Vậy các bạn so sánh giữa Bảng tổng hợp tạm ứng với số tổng cộng số dư cuối kỳ là bằng 6.000.000 bằng với số dư cuối kỳ của Sổ cái tài khoản tạm ứng 141 là 6.000.000
- Nếu sổ cái của 1 tài khoản mà có liên quan đến Công nợ (Công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả) Hoặc sổ cái của 1 tài khoản mà có liên quan đến số lượng (Gọi là tài khoản hàng tồn kho). Tức là nếu sổ cái mà liên quan đến những tài khoản sau thì bắt buộc phải ghi vào sổ chi tiết : 112;131;136;141;1388;244;331;336;3388;341;152;153;155;1561
=>Vậy với Ví dụ trên thì sổ cái của tài khoản 141 có liên quan đến đối tượng tạm ứng là Mr Tuấn=> Chắc chắn 100% chúng ta phải mở sổ chi tiết tạm ứng để theo dõi đối tượng là Mr Tuấn. Cụ thể sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn được viết như sau:Lưu ý: Giải thích cho việc đặt mã đối tượng trong sổ chi tiết tạm ứng Mr Tuấn: Về cách đặt mã đối tượng thì các bạn xem File VIDUBAIGIANG các bạn sẽ thấy quy định đặt mã, và với ví dụ này các bạn có thể xem quy đặt mã nhân viên để có thể áp dụng trong trường hợp này.
- 3. Câu hỏi 3: Như vậy làm sao biết được khi nào thì Ghi Nợ tài khoản và Khi nào thì Ghi Có Tài khoản (từ loại 1 cho đến loại 9).Trả lời 3:
Đề biết được Tài khoản nào Ghi nợ và tài khoản nào Ghi có thì các bạn cần phải làm các bước sau:
- Bước 1: Học thuộc danh mục hệ thống tài khoản theo Thông tư 200. Cụ thể danh mục hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 như sau:
- Như vậy, trong danh mục hệ thống tài khoản gồm có 9 loại từ loại 1 đến loại 9. Mỗi 1 tài khoản là 1 sổ cái
- Bước 2: Phải thuộc tính chất của từng loại tài khoản từ loại 1 đến 9 (thuộc tính chất của từng loại số cái từ loại 1 đến loại 9). Mỗi 1 tài khoản biểu thị cho 1 sổ cái. Sổ cái bao gồm các cột (Cột Số hiệu chứng từ; Cột ngày tháng năm chứng từ; Cột Diễn giải; Cột tài khoản đối ứng và Cột Số phát sinh Nợ; Số phát sinh có). Ví dụ mẫu về sổ cái cho các bạn rõ
- Như vậy để đơn giản hóa trong quá trình giảng dạy và trình bày cho các bạn rõ, tôi quy ước là biểu thị cho mỗi sổ cái là một chữ T. Vậy với sổ cái 141 trên thì có thể biểu thị bằng chữ T (Mỗi lần viết chữ T là các bạn biết nó là biểu thị cho sổ cái tài khoản) như sau:
NHƯ VẬY, TÍNH CHẤT CỦA TỪNG LOẠI SỐ CÁI (TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9) ĐƯỢC BIỂU THỊ BẰNG CHỮ T CÓ TÍNH CHẤT NHƯ SAU:
=> Thứ nhất: Tính chất của tài khoản loại 1 (Tài sản ngắn hạn) và loại 2 (Tài sản dài hạn)
+Loại 1 là bắt đầu bằng con số 1 (Ví dụ 111;112…). Loại 2 là bắt đầu bằng con số 2 (Ví dụ 211;213;242…). Các bạn có thể xem Danh mục hệ thống tài khoản bên trên để biết tài khoản loại 1 gồm những tài khoản nào và tài khoản loại 2 gồm những tài khoản nào.
+Tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2 là tài sản. Tài sản là gì???. Tài sản là thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc của cá nhân nào đó và ai sở hữu nó thì được quyền định đoạt nó. Doanh nghiệp nào càng sở hữu nhiều loại 1 và loại 2 thì doanh nghiệp đó càng giàu. Cũng như các bạn bạn nào có nhiều tài sản thì bạn đó càng giàu. Nhưng trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải làm cho tài sản vận hành tức là cho chuyển động để tạo ra nhiều tài sản hơn.
Ví dụ như Công ty sẽ dùng tiền mua hàng hóa về bán để kiếm lời=> Vậy là phát sinh nghiệp vụ và =>kế toán phải có trách nhiệm theo dõi biến động của tài sản này bằng những tài khoản đã được quy định theo thông tư 200 như bên trên.
Vậy khi có sự biến động tăng, biến động giảm của tài sản loại 1 và loại 2 (tức là sổ cái loại 1 và loại 2) thì kế toán ghi nhận như thế nào, Sơ đồ chữ T dưới đây sẽ cho bạn biết
=> Thứ hai: Tính chất của tài khoản loại 3 (Nợ phải trả) và loại 4 (Vốn chủ sổ hữu)
+Loại 3 là bắt đầu bằng con số 3 (Ví dụ 331;341…). Loại 4 là bắt đầu bằng con số 4 (Ví dụ 411;412…). Các bạn có thể xem Danh mục hệ thống tài khoản bên trên để biết tài khoản loại 3 gồm những tài khoản nào và tài khoản loại 4 gồm những tài khoản nào.
+Tài khoản Loại 3 (Nợ phải trả) và Loại 4 (Vốn chủ sở hữu). Vậy loại 3 và loại 4 gọi chung là Nguồn vốn. Nguồn vốn tức là cái nguồn hình thành nên Tài sản (Tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2). Vậy tài sản (loại 1 và loại 2) được hình thành từ 2 nguồn (Nguồn nợ phải trả loại 3 và Nguồn vồn chủ sở hữu loại 4).
=>Để trả lời câu hỏi vì sao loại 3 và loại 4 là nguồn hình thành nên tài sản loại 1 và loại 2, thì các bạn cần đặt câu hỏi: Tài sản (Loại 1 và loại 2 đó ở đâu mà có). An Tâm ví dụ cho bạn dễ hiểu như sau:
Ví dụ tại ngày 31/12/2015 bạn đang có trong tay bằng tiền mặt là 10.000.000. Điều này có nghĩa là Tổng tài sản của bạn tại ngày 31/12/2015 là 10 triệu đồng. Và thế là bạn của bạn sẽ hỏi bạn 10 triệu này ở đâu bạn có vậy. Bạn sẽ trả lời theo 2 cách sau:
Cách 1: 10 triệu này là của mình, do đi làm tích lũy được 1 năm trời. Tức là bạn đang nói nguồn hình thành nên 10 triệu này là do bạn đi làm và tiết kiệm được và không phải trả cho ai cả. Vậy nguồn hình thành 10 triệu này là đi làm tích lũy được và không phải có nghĩa vụ trả cho ai đó. Nên trong kế toán họ nói là nguồn hình thành tài sản mà ko phải trả cho ai thì đó gọi là Nguồn vốn chủ sở hữu.(Tài khoản loại 4). Vi vậy, Tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn bằng 10 triệu
Cách 2: 10 triệu này là của mình có 4 triệu đồng đi làm tích lũy được 1 năm trời và không phải trả cho ai. Và 6 triệu còn lại là do mình mượn của bạn mình và phải có nghĩa vụ phải trả lại cho bạn mình là 6 triệu. Vi vậy, tổng tài sản 10 triệu bằng tiền mặt trong trường hợp này được hình thành từ 2 nguồn là Vốn chủ sở hữu (Tài khoản loại 4) là 4 triệu và nợ phải trả (Tài khoản loại 3) là 6 triệu
=>Vậy khi có sự biến động tăng, biến động giảm của tài sản loại 3 và loại 4 (tức là sổ cái loại 3 và loại 4) thì kế toán ghi nhận như thế nào cho sổ cái loại 3 và loại 4, Sơ đồ chữ T dưới đây sẽ cho bạn biết. Các bạn học thuộc tính chất của tài khoản loại 1 và loại 2. Các bạn sẽ nắm được tính chất của tài khoản loại 3 và loại 4 (Vì loại 3 và loại 4 cách ghi nhận ngược với loại1 và loại 2)
=>Thứ ba: Tính chất của tài khoản từ loại 5 cho đến loại 9
+Loại 5, và loại 7 gọi chung là Doanh thu và thu nhập của Công ty. Loại 5;7 càng nhiều thì công ty sẽ có doanh thu nhiều và sẽ có tiền=> Và loại 5 và loại 7 này phát sinh là khi Công ty bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng và chắc chắn là thu tiền về. Loại 5 bắt đầu bằng con số 5 (Ví dụ 511;515..); Loại 7 bắt đầu bằng con số 7 (Ví dụ 711)
+Loại 5 và 7 cùng tính chất như nhau khi ghi nhận vào sổ sách. Khi công ty bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng tức là khi đó phát sinh tăng loại 5 và loại 7. Tức là công ty đưa hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng để thu tiền về thì lúc này loại 5 và loại 7 tăng lên. Khi loại 5 và loại 7 tăng lên thì Ghi bên CÓ (Vậy là giống với loại 3 và loại 4). Bên NỢ loại 5 và loại 7 giảm xuống với lý do là cuối kỳ kế toán (Tháng, quý, năm) kết chuyển vào tài khoạn loại 9 (Xác định kết quả kinh doanh) để xác định lãi hoặc lỗ của Công ty
+Loại 6 và 8 gọi chung là chi phí của Công ty. Chi phí tức là công ty chắc chắn 100% bỏ tiền ra để được 1 cái lợi ích nào đó và lợi ích này chỉ liên quan đến một tháng (Ví dụ chi phí tiền điện; chi phí thuê mặt bằng; chi phí thuê xe ba gác chở hàng…). Loại 6,8 càng nhiều thì Công ty sẽ có chi phí càng nhiều tức là Công ty phải chi tiền ra càng nhiều. Loại 6 là bắt đầu bằng con số 6 (ví dụ 627;641;642..). Loại 8 bắt đầu bằng con số 8 (ví dụ 811).
+Loại 6 và 8 cùng tính chất như nhau khi ghi nhận vào sổ sách. Khi phát sinh tăng loại 6 và loại 8 tức là khi công ty bỏ tiền ra để có 1 dịch vụ. Khi loại 6 và loại 8 tăng lên thì Ghi bên NỢ (vậy là giống với loại 1 và loại 2). Bên Có loại 6 và loại 8 giảm xuống với lý do là cuối kỳ kế toán (Tháng, quý, năm) kết chuyển vào tài khoạn loại 9 (Xác định kết quả kinh doanh) để xác định lãi hoặc lỗ của Công ty
=>Vậy tính chất từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 9 có mối quan hệ mật thiết với nhau. Với sơ đồ chữ T bên dưới sẽ giúp bạn hiểu được tính chất từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 9
SAU KHI CÁC BẠN ĐÃ NẮM ĐƯỢC TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9=>SAU ĐÂY TUI TÓM LẠI CÁC Ý CỦA TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN (TỪ LOẠI 1 CHO ĐẾN LOẠI 9) ĐỂ CÁC BẠN NẮM RÕ HƠN
- Tài khoản loại 1;2;6;8: Phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, phát sinh GIẢM ghi bên Có;
- Tài khoản loại: 3;4;5;7: Ngược lại, phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.
=>Chỉ có 3 dòng thôi nhưng nó sẽ giúp ích các bạn rất nhiều trong quá trình học, trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nào, tài khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm.
- Về số dư tài khoản:
+Tài khoản loại 1;2 có số dư bên Nợ;
+Tài khoản loại 3;4 có số dư bên Có;
+Tài khoản loại 5;6;7;8;9 không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào tài khoản 911. Dó đó số dư = 0).
- Để xác định số dư các tài khoản ta có công thức:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm.
- Bước 3: Sau khi đã biết được tính chất của từng loại tài khoản rồi, thì vấn đề còn lại là các bạn cầm trên tay bộ chứng từ và phân tích bộ chứng từ đó xem nghiệp vụ đó ảnh hưởng đến những tài khoản nào (chỉ ảnh hưởng từ loại 1 đến loại 9 và chọn thồi) từ đó tiến hành ghi NỢ VÀ GHI CÓ thôi.
4. Câu hỏi 4: Vậy có thể tóm tắt lại các bước công việc của 1 người làm kế toán thì trải qua những bước nào?
Trả lời câu hỏi 4:
Bước 1: Kế toán cầm trên tay bộ chứng từ gốc đã được xét duyệt của những người có liên quan (Đại đa số là có chứng từ gốc, tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp không có chứng từ gốc trường hợp này mà kế toán lập ngay chứng từ kế toán luôn)
Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra bộ chứng từ gốc (Hợp pháp, hợp lệ và hợp lý) dựa trên những quy định nội bộ của Công ty cũng như những căn cứ, quy định của thông tư hướng dẫn về thuế=> Từ đó tiến hành lập chứng từ kế toán và sau đó kẹp chứng từ gốc vào phía sau chứng từ kế toán để trở thành Bộ chứng từ kế toán (Lưu ý: Chứng từ gốc được sắp xếp theo trình tự thời gian)
Bước 3: Kế toán phân tích bộ chứng từ gốc đó ảnh đến những tài khoản nào trong danh mục hệ thống tài khoản theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 từ tài khoản loại 1 cho đến tài khoản loại 9 (Các bạn lưu ý tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty bạn chỉ ảnh hưởng từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9).
Lưu ý: 1 nghiệp vụ ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản (Tức là ảnh hưởng 3 tài khoản cũng không sao) và luôn nhớ là trong đó có 1 tài khoản GHI NỢ và 1 tài khoản GHI CÓ.Và Tổng sổ tiến bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có. Đây gọi là nguyên tắc kế toán kép. Nguyên tắc hạch toán kế toán kép: một khi ghi nợ một tài khoản này thì sẽ phải ghi có một tài khoản khác (Tức không được ghi đơn một tài khoản). Tổng số tiền ghi bên nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có.
Bước 4: Sau khi xác định ảnh hưởng đến những tài khoản nào rồi thì xác định tài khoản đó là tài khoản loại mấy (Từ loại 1 đến loại 9) để biết tính chất của tài khoản mà sẽ ghi nợ hay ghi có cho đúng. Vậy là bắt buộc các bạn phải học thuộc danh mục hệ thống tài khoản và thuộc tính chất của từng tài khoản. Thì các bạn mới phân tích đúng được.
Và sau khi xác định tài khoản nợ và tài khoản có rồi thì tiến hành Ghi nợ và Ghi có trên CHỨNG TỪ KẾ TOÁN do kế toán lập để ghi sổ.
Bước 5: Sau đó, các bạn dựa vào CHỨNG TỪ KẾ TOÁN do kế toán lập có định khoản NỢ và định khoản có trên đó để tiến hành ghi vào sổ sách kế toán theo thứ tự sau:
- Sổ nhật ký chung (Ghi đầu tiên)
- Sổ cái các tài khoản mà ảnh hưởng đến nghiệp vụ đó (Dựa vào nghiệp vụ được ghi trong sổ cái, ảnh hưởng đến tài khoản nào thì ghi vào sổ cái của tài khoản đó)
- Nếu sổ cái của 1 tài khoản mà có liên quan đến Công nợ (Công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả) Hoặc sổ cái của 1 tài khoản mà có liên quan đến hàng tồn kho thì tiến hành ghi vào sổ chi tiết theo dõi công nợ hoặc sổ chi tiết theo dõi số lượng hàng tồn kho
Các bạn lưu ý là có 2 loại chứng từ cần phải phân biệt rõ trong kế toán thì mới hiểu hết ý nghĩa của Chứng từ:
1. Chứng từ thứ nhất: Chứng từ gốc là chứng từ ban đầu, chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có chứng từ gốc mới lập được chứng tư kế toán
2. Chứng từ thứ hai: Là chứng từ kế toán là do kế toán lập dùng để ghi sổ. Và chứng từ kế toán này được lập dựa vào CHỨNG TỪ GỐC.
Bước 6: Lưu chứng từ vào trong File, nhớ là lưu chứng từ vào trong File để sau này có thề tìm kiếm dễ dàng chứng từ thì các bạn lưu file chứng từ kế toán theo SỐ HIỆU CHỨNG TỪ mà các bạn đã đánh ký hiệu trong Sổ nhật ký chung; Sổ cái và sổ chi tiết
Ví dụ:
• Bạn ký hiệu PC1501001 (Phiếu chi số 01 của tháng 1 năm 2015)=> Vậy bạn phải có 1 file Phiếu chi của tháng 1/2015.=> 1 năm 12 tháng => Bạn phải có 12 file Phiếu chi .
• Bạn ký hiệu GBCVCB1501001 (Giấy báo có của Ngân hàng VCB số 01 tháng 01 năm 2015)=> Vậy bạn phải có 1 file GBC của tháng 1/2015.=> 1 năm 12 tháng => Bạn phải có 12 file lưu giấy báo có của Ngân hàng VCB
• …………………………………………………………………………………………..
Ví dụ 2:
Ông Nguyễn Văn A (45 Lê Thánh Tôn , Quận 1, tp.HCM) góp vốn bằng tiền mặt vào công ty ABC (82 Ngô Gia Tự, Phường 6, Quận 3) với số tiền là 200 triệu đồng vào ngày 4/1/2015.
Như vậy với nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trên thì kế toán cần làm những công việc gì để ghi vào sổ sách những tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ trên
Giải:
Bước 1: Kế toán tại công ty sẽ biết bản chất của nghiệp vụ góp vốn vào công ty, không có chứng từ gốc phát sinh tại nghiệp vụ này (nếu có chứng từ gốc thì trước đó các thành viên đã có cuộc họp để thống nhất về thời điểm góp vốn và được lập thành Biên bản xác định thời hạn góp vốn của các thành viên)
Bước 2: Kế toán dựa vào số tiền mặt Mr A đưa trực tiếp cho thủ quỹ. Kế toán lập chứng từ kế toán trong trường hợp này là phiếu thu tiền mặt gồm ít nhất là 3 liên, kế toán giữ 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên, và người nhận vốn góp giữ 1 liên. (Vui lòng xem Phiếu thu tại bước 3) và tiến hành Ghi nợ và ghi có trên Phiếu thu (Xem phiếu thu tại Bước 3)
Bước 3: Sau đó kế toán căn cứ vào phiếu thu, Kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh xem ảnh hưởng đến những tài khoản kế toán nào?
- Tiền mặt nộp cho Thủ quỹ nên Tiền mặt tăng -> Tiền là Tài khoản số 1111, thuộc Tài khoản loại 1, tăng ghi bên Nợ
- Nguồn vốn kinh doanh tăng -> Nguồn vốn kinh doanh là TK 4111, thuộc Tài khoản loại 4, tăng ghi bên Có
=>Như vậy nghiệp vụ trên ảnh hưởng đến 2 tài khoản (TK 1111 và TK 4111). Và đã xác định được tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có thì kế toán tiến hành ghi NỢ và ghi CÓ trên phiếu thu, cụ thể ghi trên phiếu thu như sau:
Bước 4: Sau đó, kế toán dựa vào chứng từ mà kế toán lập (Phiếu thu) kèm theo chứng từ gốc và đã có định khoản trên đó cũng như đã có đánh ký hiệu PT1501001 (Cánh đánh ký hiệu này các bạn xem phần trên đã hướng dẫn). Dựa vào đây, tiến hành ghi tuần tự các sổ như sau:
- Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung
- Vì sổ cái không có liên quan đến những tài khoản mà tui đã nêu bên trên. =>Sổ chi tiết chúng ta không cần phải ghi. Nhưng có bạn lại hỏi là cũng có chi tiết góp vốn cho mỗi thành viên tại sao lại không ghi.( Vì mỗi thành viên góp vốn đã được cấp cho 1 Giấy xác nhận vốn góp hoặc là sổ góp vốn của mỗi thành viên rồi). Hoặc nếu các bạn kế toán cẩn thận thì các bạn có thể mở chi tiết tài khoản như sau: 411111: Vốn góp chủ sở hữu là Mr A; 411112: Vốn góp chủ sở hữu là Mr B để khi ghi sổ thì ghi chi tiết từng tài khoản lúc này cũng đã theo dõi chi tiết rồi.
Ví dụ 3: Công ty TNHH Kế toán An Tâm là công ty thương mại bán Laptop (82 Ngô Gia Tự, Phường 6, Quận 3, Tp.HCM). Ngày 5/1/2014, công ty có mua của Công ty Phong Vũ 2 chiếc máy laptop chưa trả tiền và được Công ty Phong Vũ xuất với hóa đơn GTGT và kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa như sau:
Như vậy với nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trên thì kế toán cần làm những công việc để ghi sổ kế toán nghiệp vụ trên?
Giải:
Bước 1: Kế toán kho căn cứ trên hóa đơn tài chính và biên bản bàn giao hàng hóa mà nhân viên mua hàng về bàn giao, tiến hành đối chiếu lại 1 lần nữa giữa hóa đơn với biên bản bàn giao và kiểm hàng thực tế=> tiến hành lập tối thiếu 2 liên phiếu nhập kho, và chuyển cho thủ kho 1 liên để thủ kho ghi sổ. Xem mẫu phiếu nhập kho đã lập như sau:
Lưu ý: về cột Mã số (Cột C) trên phiếu nhập các bạn xem cách đánh ký hiệu tại đây.
Bước 2: Kế toán kho tiến hành phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, dựa vào bộ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa như trên. Đây là hóa đơn đầu vào (tức là Công ty chắc chắn 100% phải bỏ tiền ra để mua 1 cái gì đó). Khi các bạn đi làm thì luôn luôn có 2 loại chứng từ mà các bạn quan tâm. Vì 2 loại chứng từ này không thể thiếu khi quyết toán thuế với Cơ quan thuế (Ngoài các chứng từ gốc khác là hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…). Hai loại chứng từ đó là
- Chứng từ thứ nhất: Là hóa đơn GTGT đầu vào. Tức là chắc chắn 100% anh chị phải bỏ tiền ra để có 1 dịch vụ, hàng hóa nào đó thì Anh chị yêu cầu bên bán xuất cho Công ty của các anh chị 1 tờ hóa đơn GTGT đầu vào. Nếu là hóa đơn GTGT đầu vào thì chắc chắc 100% các bạn sẽ Ghi Nợ 133 (1 hoặc 2: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
- Chứng từ thứ hai: Là hóa đơn GTGT đầu ra. Tức là chắc chắn 100% anh chị phải thu tiền về . Tức là khi anh chị bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì Công ty phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra cho khách hàng.. Nếu là hóa đơn GTGT đầu ra thì chắc chắn 100% các bạn sẽ Ghi Có 33311 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp)
- Máy lenovo và máy Dell (gọi là Hàng tồn kho) tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ 1561 (Hàng hóa)
- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thể hiện tại dòng thuế suất thuế GTGT) tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ TK 133 (Thuế GTGT)
- Phải trả cho người bán tăng do chưa trả tiền thuộc tài khoản loại 3=> Tăng Ghi bên Có TK 331 (Phải trả nhà cung cấp)
- Trong trường hợp này, nghiệp vụ này ảnh hưởng đến 3 tài khoản là 1561;1331 và 331. Trong này có 2 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có. Và số tiền bên nợ phải bằng số tiền bên có.
Bước 3: Sau khi đã xác định tăng giảm của từng loại tài khoản, kế toán tiến hành tuần tự ghi vào các loại sổ kế toán như sau:
- Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung (Vui lòng xem Sổ nhật ký chung bên dưới)
- Sau đó ghi Sổ cái của từng tài khoản TK 331; TK 1331; TK 1561 (Vui lòng xem Sổ cái bên dưới)
- Tiếp theo ghi vào Sổ chi tiết của hàng Tồn kho (Lenovo Z400 và Dell), Sổ chi tiết công nợ phải trả Phong Vũ. Xem chi tiết sổ chi tiết bên dưới
- Quy định đặt mã nhà cung cấp thì các bạn xem phần hướng dẫn đặt mã nhà cung cấp, cũng như mã khách hàng bên dưới
Ví dụ 4: giải tiếp theo ví dụ 1
Ngày 3/1/2015, Mr Tuấn đã đi công tác xong và tiến hành làm Giấy đề nghị hoàn ứng với những chi phí được liệt kê bên dưới và kèm theo chứng từ gốc của những khoản chi phí này như sau:
- Sau đó Mr Tuấn, đem Bộ chứng từ gồm {Giấy đề nghị hoàn ứng kèm theo Bộ chứng từ gốc (Hóa đơn tài chính, Giấy công tác, biên lai taxi lên phòng kế toán} gặp Kế toán thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra chứng từ đã phù hợp chưa (Ví dụ như kiểm tra hóa đơn đúng MST, địa chỉ , tên công ty chưa, số tiền, đơn giá và thành tiền đúng chưa…)? và nếu đúng thì lập chứng từ kế toán là “PHIẾU KẾ TOÁN HOÀN TẠM ỨNG” để giảm khoản hoàn ứng lại và tiếp tục lập chứng từ kế toán là “PHIẾU THU” để thu lại số tiền ứng dư là 2.000.000 -1.360.000=640.000 đồng. Nếu kiểm tra mà thấy bộ chứng từ gốc kèm theo có sai sót (Ví dụ như sai mã số thuế, sai tên công ty, sai địa chỉ không phù hợp thì yêu cầu Mr Tuấn hoàn thiện lại bộ hồ sơ)
Yêu cầu 1: Hãy lập chứng từ của nghiệp vụ kinh tế trên
- Các bạn đứng vai trò là Mr Tuấn và Kế toán thanh toán hãy lập tất cả chứng từ trên.
+Lập Giấy đề nghị hoàn ứng (Mr Tuấn lập xong, kèm theo chứng từ gốc để chuyển cho kế toán. Kế toán thanh toán dựa vào Bộ chứng từ mà Mr Tuấn lập tiến hành lập chứng từ kế toán như sau):
- – Một là lập PHIẾU THU (Kế toán thanh toán lập chứng từ này). Lập xong phiếu thu, kế toán kẹp chứng từ của nghiệp vụ này theo thứ tự như sau 1.Phiếu thu ; 2.Bảng photo giấy đề nghị hoàn ứng.
- – Hai là lập PHIẾU KẾ TOÁN HOÀN ỨNG (Kế toán thanh toán lập chứng từ này). Lập xong, kế toán thanh toán kẹp PHIẾU KẾ TOÁN HOÀN ỨNG kèm theo các chứng từ gốc là (Giấy đề nghị hoàn ứng, Hóa đơn khách sạn, biên lai taxi, Giấy công tác..) theo thứ tự của bộ chứng từ gốc như sau: 1. Phiếu kế toán hoàn ứng;2.Giấy đề nghị hoàn ứng;3. Hóa đơn khách sạn;4. Biên lai taxi;5. Giấy công tác).
Lưu ý: Về cách đánh ký hiệu chứng từ như thế nào các bạn xem trang cuối cùng
Yêu cầu 2: Dựa vào chứng từ bộ chứng từ kế toán lập kèm theo các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ sách kế toán có liên quan (Sổ nhật ký chung+Sổ cái và Sổ chi tiết).
Biết rằng số dư đầu tháng 1/2015 của tiền mặt tài khoản 1111 là 3 triệu. Giả sử rằng trong tháng 1/2015 chỉ có bấy nhiêu nghiệp vụ trên. Các bạn hãy khóa sổ (Tức là xác định số dư cuối tháng) tháng 1/2015 của các sổ cái và sổ chi tiết có liên quan.
Giải:
Tôi sẽ hướng dẫn tiếp cho bạn 1 trường hợp này, kể từ các chương tiếp theo các bạn sẽ tự động nghiên cứu và phân tích theo tuần tự các bước mà đã hướng dẫn bên trên để từ đó tiến hành làm tương tự.
Bước 1: Phân tích nghiệp vụ, phân tích để bài đề nắm tổng quát bản chất của vấn đề (Sau này đi làm thì các bạn cầm trên tay bộ chứng từ gốc và lúc đó phân tích). Sở dĩ tui cho đề bài dài là tui viết dưới dạng quy trình làm việc và quy trình luân chuyển chứng từ để cho các bạn dễ hình dung sau này đi làm thì quá trình luân chuyển chứng từ sẽ tương tự như vậy.
Là đọc đề bài và phân tích bản chất của đề bài để nắm. Đây là trường hợp Mr Tuấn đã đi công tác về và hoàn ứng lại số tiền đã lúc trước của ví dụ 1 là đã ứng 2.000.000. Và Bây giờ Mr Tuấn về sẽ đưa lại cho Kế toán MỘT SỐ CHỨNG TỪ như sau:
Cụ thể bằng chứng từ bằng hình ảnh mà Mr Tuấn sẽ mang về và chuyển cho phòng kế toán:
Bước 2: Sau đó Mr Tuấn sẽ làm hồ sơ đề nghị hoàn ứng gồm Giấy đề nghị hoàn ứng, kèm theo các chứng từ gốc mà được liệt kệ bên trên và chuyển cho những người có liên quan ký
Bước 3: Sau đó Mr Tuấn sẽ đem bộ chứng từ gốc đó chuyển cho phòng kế toán, Phòng kế toán tiến hành kiểm tra Bộ chứng từ gốc (Hợp pháp, Hợp lệ, hợp lý) theo Quy chế công tác phí của Công ty đưa ra cũng như quy định về mặt chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Luật thuế (tức là chứng từ phải ghi đầy đủ và không được tẩy xóa, không dùng MỰC ĐỎ để viết cũng như không được viết bằng bút chì). Sau đó nếu mà Kế toán chấp thuận thì kế toán sẽ tiến hành lập chứng từ kế toán. Nếu mà chứng từ gốc bị sai, không hợp pháp, hợp lệ, hợp lý thì kế toán sẽ chuyển trả lại cho Mr Tuấn để hoàn thiện chứng từ gốc.
Với nghiệp vụ này, kế toán kiểm tra tuần từ chứng từ gốc như sau:
- Hóa đơn tiền khách sạn: đã viết đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST, Số lượng, đơn giá, thành tiền và đúng quy định của Công ty là 1 ngày không quá 300.000
- Biên lai TAXI, phù hợp theo đoạn đường đi từ chỗ làm đến khách sạn và ngược lại
- Tiền ăn lập đề nghị 1 ngày là 200.000
- Giấy công tác đã có chữ ký xác nhận của nơi đi công tác (Chi nhánh Công y ABC tại Hà Nội)
- Tất cả chứng từ gốc trên đều HỢP PHÁP, HỢP LỆ VÀ HỢP LÝ=> Kế toán chuyển sang Bước 4 LÀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN để ghi sổ sách.
Bước 4: Vậy là Mr Tuấn đang giữ tiền mặt 640.000 theo như Giấy đề nghị hoàn ứng đã lập (2.000.000-1.360.000=640.000) và bộ chứng từ gốc (Hóa đơn khách sạn, Biên lai taxi; Giấy công tác). Vậy kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán để ghi sổ như sau
- Chứng từ kế toán thứ nhất là Lập phiếu thu để thu lại số tiền 640.000 (Lập tối thiểu 2 liên, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và 1 liên là dành cho kế toán để ghi sổ kế toán), kẹp chụng với Giấy đề nghị hoàn ứng. Bộ chứng từ kế toán được kẹp theo tuần tự như sau:
- Chứng từ kế toán thứ hai là Lập phiếu kế toán hoàn ứng khoản tạm ứng để giải phóng khoản tạm ứng, làm cho khoản tạm ứng bằng không (tất toán). Bộ chứng từ kế toán được sắp xếp như sau:
Bước 5: Vậy là có tất cả 2 chứng từ kế toán do kế toán lập. Do đó, tiến hành ghi vào sổ sách kế toán 2 nghiệp vụ, cụ thể ghi như sau:
- Nghiệp vụ 1 là dựa vào chứng từ kế toán là PHIẾU THU (kèm theo chứng từ gốc là Giấy đề nghị hoàn ứng).
=>Kế toán phải phân tích nghiệp vụ thu tiền này là ảnh hưởng đến những tài khoản nào. Nghiệp vụ thu tiền mặt (1111) là tiền mặt tăng lên mà Tiền mặt là loại 1=> Ghi Nợ. Một khi ghi nợ là phải ghi CÓ. Ghi có tài khoản TẠM ỨNG (Vì đây là số tiền mà Mr Tuấn trả lại lúc trước đã tạm ứng). Tam ứng là TK 141 giảm xuống.=> Đây là tài khoản loại 1 giảm xuống ghi bên có. Cụ thể hạch toán nghiệp vụ này là
Nợ 1111 (Tiền mặt): 640.000
Có 141 (Tạm ứng: Mr Tuấn): 640.000
Tuần tự, ghi sổ như sau:
- Thứ nhất: Sổ nhật ký chung
- Thứ hai: Sổ cái (1111;141)
- Thứ ba: Sổ chi tiết của khoản tạm ứng (TK 141) của Nguyễn Đình Tuấn
Dựa vào quy định đặt mã nhân viên bên dưới để tiến hành đặt mã nhân viên trong sổ chi tiết của tài khoản 141 (Nguyễn Đình Tuấn)
2. Nghiệp vụ 2 là dựa vào chứng từ kế toán là PHIẾU HOÀN ỨNG TẠM ỨNG (Kèm theo chứng từ gốc là Giấy đề nghị hoàn ứng kèm theo Giấy công tác, Hóa đơn GTGT khách sạn; Biên lai taxi)
=>Dựa vào Giấy đề nghị hoàn ứng kèm theo chứng từ gốc là hóa đơn khách sạn, Biên lai taxi, Tiền ăn đi 2 ngày. Kế toán tiến hành phân tích bản chất nghiệp vụ như sau:
- Đây là nghiệp vụ hoàn ứng tiền tạm ứng thì ảnh hưởng đến tài khoản 141 (Tạm ứng). Vậy tài khoản 141 hoàn ứng tức là sẽ giảm xuống khoản tạm ứng lúc trước. Vậy là hoàn ứng Mr Tuấn nên sẽ hạch toán Có 141: 1.360.000
- Đây là nghiệp vụ đầu vào (tức là Công ty bỏ tiền ra để được 1 dịch vụ là khách sạn và TAXI, nhưng công ty không chi tiền ra nữa mà sử dụng tiền tạm ứng đã tạm ứng cho Mr Tuấn lúc trước để sử dụng). Đây là chứng từ đầu vào thì những hóa đơn GTGT đầu vào thì phần thuế GTGT đầu vào sẽ được hạch toán NỢ 133: 60.000
- Đây là chứng từ đầu vào mà Cty bỏ tiền ra đề được lợi ích là dịch vụ là khách sạn và TAXI. Và tiền khách sạn và TAXI này nó chỉ liên quan đến ngày tháng đi công tác là từ (2/1/2015-3/1/2015) nên không ảnh hưởng đến những tháng sau => Do đó khoản tiền khách sạn, tiền taxi cũng như tiền ăn là một khoản chi phí mà chi phi tăng thì ghi Bên NỢ. Vậy bây giờ chọn Chi phí nào? Chúng ta chọn chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 và chọn chi tiết tài khoản 6428. Muốn biết tài khoản chi tiết chi phí nào thì các bạn lên google gõ tài khoản 642 thì sẽ hiện ra http://niceaccounting.com/HTTK/6/642.html và chúng ta đọc chi tiết từng khoản chi phí 6421;6422;6423;6424;6425;6247;6428 và chúng ta biết được ý nghĩa của từng loại chi phí. Với nghiệp vụ này chúng ta chọn 6427 hoặc 6428 đều đúng hết, miễn sa chúng ta chọn đúng chi phí quản lý doanh nghiệp là 642 là được rồi. Nếu nhân viên kinh doanh đi công tác thì lúc này chúng ta chọn 641.
=> Tuần tự, ghi sổ như sau:
- Thứ nhất: Sổ nhật ký chung
- Thứ hai: Sổ cái (6428;141;1331)
- Thứ ba: Sổ chi tiết của khoản tạm ứng (TK 141) của Nguyễn Đình Tuấn
- Bước 6: Sắp xếp chứng từ và lưu vào file chứng từ.
Lưu thành 2 file chứng từ.
1.Lưu vào file phiếu thu gồm
.Phiếu thu
.Kem theo chứng từ gốc là Giấy đề nghị hoàn ứng
2. Lưu vào file Phiếu kế toán gồm
.Phiếu kế toán hoàn ứng
. Kèm theo phiếu đề nghị hoàn ứng (kèm theo Giấy công tác, Hóa đơn GTGT khách sạn; Biên lai Taxi).
Tương tư như vậy, sau này các bạn đánh ký hiệu chứng từ gì để ghi sổ kế toán thì các bạn mở file chứng từ lưu file giống y hệt với cách đánh ký hiệu chứng từ để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm chứng từ sau này.
[/tintuc]
